rolverdeling

Verwarring over rollen en verantwoordelijkheden is een veel voorkomend probleem in teams. Het levert vaak frustraties op en dat is jammer, want met wat kennis over de rolverdeling in teams is veel van die verwarring te verhelpen en te voorkomen. Teams die zich verdiepen in de werking van rollen maken bewustere keuzes over de rolverdeling en werken effectiever en met meer plezier samen. Wat is er over rollen te leren? Om te beginnen is het goed om je te realiseren dat er verschillende soorten rollen zijn en dat die elk effect hebben op de samenwerking. Daarnaast helpt het om te begrijpen waar het vaak mis gaat in de rolverdeling. In dit artikel komen beide onderwerpen aan de orde. Verder geef ik je een aantal tips om op een alternatieve manier naar de rolverdeling in je team te kijken. Ook vind je een voorbeeld uit de praktijk. Waarom kijk je naar de rolverdeling in teams? Zodra we een relatie met elkaar aangaan, of dat nou privé of zakelijk is, proberen we daar structuur aan te geven. Soms gebeurt dat heel bewust, door bijvoorbeeld afspraken te maken over wederzijdse verwachtingen. Maar veel vaker gaat dat onbewust. Denk bijvoorbeeld aan het team waar jíj degene was die telkens de aantekeningen maakte tijdens het teamoverleg. Of het team waar jíj degene was die steeds de kritische vragen stelde, omdat je het gevoel had dat niemand anders het deed. We brengen niet voor niets structuren aan in onze relaties. Die structuren geven ons namelijk onbewust richtlijnen voor hoe we met elkaar om moeten gaan. In een fractie van een seconde vertellen ze ons welke toon we aan moeten slaan, welke houding we ons aan moeten meten. Maar er zit ook een riskante kant aan rolverdelingen: als ze te strikt zijn kunnen ze een team bijvoorbeeld verstikken. Daarover later meer. Laten we eerst eens kijken hoe rollen er uit kunnen zien. Wat voor soort rollen zijn er? Formele rollen Een team streeft een gezamenlijk doel na en heeft een gezamenlijk pakket aan taken om dat doel te bereiken. Om de uitvoering van die taken zo soepel mogelijk te laten verlopen, worden ze vaak onderverdeeld onder functies. Je kunt bijvoorbeeld denken aan rollen als CEO, secretaresse en programmeur. De ‘formele rollen’ zeggen dan ook iets over hoe de operationele verantwoordelijkheden in een team zijn verdeeld. Elk team heeft – afhankelijk van haar doel – een eigen en unieke samenstelling van formele rollen. Het spreekt voor zich dat een team bij een liefdadigheidsorganisatie andere formele rollen nodig heeft dan een team in een werkplaats van een fabriek. Als ik in teams over ‘rollen’ praat, denken de meeste mensen meteen aan ‘formele rollen’. Klik hier voor voorbeelden van formele rollen Er bestaan eindeloos veel informele rollen. Denk bijvoorbeeld aan de • teamleider • HR-medewerker • receptionist • tribe lead • bakker • agile coach • minister president • secretarieel medewerker • innovatie-expert • journalist • account manager • CEO • toezichthouder • schoonmaker • websitebouwer • customer success manager • boekhouder • product owner • financieel manager • vrachtwagenchauffeur • content creator • docent • juridisch adviseur • online marketeer • projectmanager • postbezorger • cluster lead • vertrouwenspersoon • management consultant • … Informele rollen Naast operationele behoeften hebben teams ook emotionele behoeften, die net zo belangrijk zijn om goed te kunnen presteren. Denk bijvoorbeeld aan humor, initiatief, besluitvaardigheid, en het vieren van successen. Die emotionele behoeften worden meestal niet expliciet gemaakt, en leiden een eigen leven in de onderstroom van een team. Onbewust gaan teamleden ‘informele rollen’ op zich nemen om die emotionele behoeften van het team in te vullen. In veel teams is bijvoorbeeld wel een gangmaker te vinden, of iemand die voor een goede sfeer zorgt, of iemand die een kritische blik heeft. Dat ontstaat nou eenmaal zo. En is ook heel nuttig, want deze informele rollen vormen de ‘smeerolie’ van een team. Vaak komen informele rollen voor in tegengestelde setjes. Alsof ze elkaar in evenwicht houden. Denk bijvoorbeeld aan de initiator en de puntjes-op-de-i-zetter’. Of de behouder en de veranderaar. Of de leider en de volger. Soms worden informele rollen roulerend ingevuld door verschillende teamleden, soms ‘plakken’ ze ook als etiket op een individu.  Informele rollen staan – net als formele rollen – in functie van het team. Dat blijkt bijvoorbeeld als iemand die een bepaalde rol bezet heeft het team verlaat. Meestal stapt iemand anders dan in deze rol, omdat het team deze rol nodig blijft hebben. Net als voor formele rollen geldt dat elk team haar eigen unieke set aan informele rollen nodig heeft. Informele rollen die voor het ene team van groot belang zijn, kunnen in een ander team overbodig zijn. Klik hier voor voorbeelden van informele rollen Er bestaan eindeloos veel informele rollen. Denk bijvoorbeeld aan de • iniatiefnemer • vredestichter • advocaat van de duivel • verzorger • aanjager • grappenmaker • diplomaat • to-the-point-komer • jonge hond • schouder om uit te huilen • opschudder • behouder • veranderaar • oplosser • vaderfiguur • afstandnemer • zwijger • volhouder • gladstrijker • aanspreker • puntjes-op-de-i-zetter • luisteraar • verbinder • energiebommetje • resultaathaler • criticaster • borger • baken van rust • belangstellende • … Spookrollen Een spookrol is iets of iemand die een invloed uitoefent op het team, zonder dat hij er daadwerkelijk bij aanwezig is. Het kan bijvoorbeeld gaan om een voormalig manager van het team, wiens mening nog rondwaart (“Nou, als Anja dit zou horen….”). Ook ingrijpende gebeurtenissen kunnen jaren later nog impact hebben. Denk bijvoorbeeld aan een heftige ontslagronde, het behalen van een groot succes, 11 september, of de financiële crisis. Spookrollen kunnen een positieve, maar ook een negatieve rol spelen. Wanneer kan het mis gaan met de rolverdeling? Als er problemen zijn in de rolverdeling, kan dit wrijving of conflicten opleveren, of zelfs een team helemaal uit elkaar drijven. Vaak zijn de problemen terug te herleiden naar de volgende vijf oorzaken: Onduidelijkheid over rollen. De rollen zijn niet expliciet benoemd of er is onduidelijkheid